Trong công việc, không phải lúc nào các tài liệu cũng ở trạng thái tốt nhất, nếu như bạn có một tập tin văn phòng bị hư hỏng và từ chối thao tác mở, đừng lo lắng, có thể vẫn sẽ có cách giải quyết.
Bạn có thể lần lượt thử các cách khác nhau để phục hồi. Đôi khi chính bản thân bộ phần mềm Office lại trở nên thông minh và tự nó giải quyết việc hư hỏng dữ liệu, nhưng đôi khi bạn cũng nên nhờ đến sự giúp sức của các chương trình phần mềm của bên thứ ba hoặc kỹ năng tìm kiếm để tìm một tài liệu khác thay thế. Sau đây là một số gợi ý.
Tính năng sửa chữa được tích hợp sẳn trong Office
Office có thể giúp bạn sửa chữa các tập tin bị hỏng hoặc khôi phục lại từ phiên bản được sao lưu trước đó. Cụ thể là:
Open and Repair: Trước tiên, bạn hãy mở ứng dụng Office có liên quan và truy cập vào File > Open, sau đó điều hướng đến tập tin cần mở nhưng đã bị hỏng và nhấn vào mũi tên kế bên nút Open, sau đó chọn lệnh Open and Repair… Phương pháp này tuy không phải là giải pháp đáng tin cậy nhất nhưng nó cũng là một gợi ý mà bạn nên thử qua.
AutoRecover: Nếu như trong quá trình làm việc, bạn vô tình phải khởi động lại máy tính, rất có thể các dữ liệu Office đang làm việc sẽ mất đi. Tuy nhiên, sẽ thật là tuyệt vời nếu bạn có thiết lập tính năng AutoRecover, và khi khởi động lại ứng dụng Office, mọi thứ sẽ được phục hồi trở lại và bạn có thể tiếp tục làm việc.
Nếu mở lại dữ liệu đang soạn thảo, bạn truy cập vào File > Recent, rồi sau đó nhấn vào Recover Unsaved Documents. Lập tức bạn sẽ được đưa đến thư mục nơi việc tự động sao lưu dữ liệu Office được thực hiện và lưu trữ.
Tìm kiếm trên hệ thống
Các bản gốc của tập tin của bạn có thể bị hỏng, nhưng có thể có một phiên bản của nó trên ổ đĩa của bạn hoặc đã được tạo ra thông qua các phần mềm Office hoặc sao lưu của hệ thống. Và bạn có thể tìm lại nó bằng các gợi ý sau.
Previous Versions: hay còn gọi là phiên bản trước. Tùy thuộc vào cài đặt hệ thống của bạn, bạn có thể thấy rằng Windows đã lưu trữ bản sao dữ liệu của bạn. Các bản sao lưu có thể đến từ điểm khôi phục hoặc nếu bạn đã kích hoạt tính năng Windows Backup trước đó. Để kiểm tra, nhấp chuột phải vào tập tin văn phòng của bạn và chọn Properties, sau đó chọn tab Previous Versions.
Temporary Files: hay còn gọi là tập tin tạm. Chúng được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau trên Windows. Và trong nhiều trường hợp bạn có thể dùng nó để khôi phục lại tập tin bị hỏng bằng cách thực hiện việc tìm kiếm với từ khóa “*.tmp” với “*” là tên tập tin và “.tmp” là định dạng của tập tin tạm.
Phần mềm của bên thứ ba
Nếu Office không thể giúp bạn, hãy thử với các phần mềm của bên thứ ba xem sao.
Sử dụng một phần mềm Office khác: Tệp có thể bị hỏng khi mở nó trong Microsoft Office, nhưng điều đó không có nghĩa là nó cũng như vậy trong phần mềm văn phòng khác. Ví dụ, Apache OpenOffice là một lựa chọn phổ biến và miễn phí mà có thể mở tập tin của bạn mà không có vấn đề gì.
Trường hợp tập tin bị hỏng đã bị xóa khỏi hệ thống, bạn có thể ngay lập tức khôi phục lại nó – và biết đâu nó sẽ trở về trạng thái bình thường – bằng các công cụ phục hồi dữ liệu, và Recuva là một lựa chọn hoàn hảo.
Mất hoặc hư hỏng dữ liệu luôn là vấn đề gây đau đầu cho người dùng máy tính, do đó, bạn nên thường xuyên sao lưu dữ liệu để tránh trường hợp xấu xảy ra