Sáng ngày 25/01/2018, Trường Đại học Vinh tổ chức triển khai tập huấn và đưa vào sử dụng Hệ thống Quản lý Văn bản và Điều hành - iOffice Trung tâm CNTT là đơn vị chủ trì, là đầu mối tổ chức thực hiện. Tham dự buổi tập huấn có GS.TS.NGƯT. Đinh Xuân Khoa, Bí thư Đảng ủy, Hiệu trưởng Nhà trường, các thầy trong Ban giám hiệu, trưởng phó các đơn vị trong toàn trường và chuyên viên làm công tác văn phòng, văn thư ở một số đơn vị.
Phát biểu chỉ đạo buổi tập huấn, GS.TS.NGƯT. Đinh Xuân Khoa khẳng định sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả cải cách hành chính trong Nhà trường, đặc biệt là công tác quản lý văn bản điều hành. Việc ứng dụng CNTT trong quản lý sẽ giúp Nhà trường nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành, giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực cũng như chi phí trong việc xử lý và lưu trữ, tìm kiếm văn bản. Nhà trường yêu cầu mỗi cán bộ phải sử dụng thành thạo phần mềm để nắm bắt kịp thời các chủ trương, chính sách và các quy định của Trường.
Tiếp đó, TS. Vũ Chí Cường, Phó giám đốc phụ trách TT CNTT đã nêu lên các hạn chế của phần mềm Quản lý Eoffice hiện tại (do công ty BKAV sản xuất, được Nhà trường đưa vào sử dụng năm từ 2010) như:
- Phần mềm sử dụng đã nhiều năm nên không đáp ứng được yêu cầu hiện tại của Nhà trường. Việc sử dụng trong thời gian dài không có hoạt động bảo trì từ nhà sản xuất nên quá trình sử dụng phát sinh rất nhiều lỗi..
- Phần mềm bị giới hạn số lượng tài khoản người sử dụng nên không thể cấp tài khoản cho tất cả cán bộ trong toàn trường.
- Phần mềm không thân thiện với điện thoại di động.
Từ những bất cập kể trên, thực hiện chủ trương Nhà trường giao trách nhiệm cho Trung tâm CNTT chịu trách nhiệm kỹ thuật để thẩm định, lựa chọn phần mềm và đơn vị cung cấp phù hợp. Sau một thời gian sử dụng thử nghiệm nhiều phần mềm quản lý văn bản điều hành của nhiều nhà cung cấp khác nhau, Nhà trường đã lựa chọn sử dụng phần mềm Hệ thống Quản lý Văn bản và Điều hành - iOffice do VNPT sản xuất.
Phần mềm iOffice đưa vào sử dụng sẽ khắc phục triệt để tất cả các tồn tại của phần mềm Eoffice hiện thời. Phần mềm có thể được vận hành với số lượng tài khoản người dùng không hạn chế, việc thiết lập các quy trình xử lý văn bản khá mềm dẻo, giao diện phần mềm đẹp và thân thiện với người sử dụng trên máy tính cũng như trên các thiết bị di động.
Cán bộ kỹ thuật của VNPT trình bày về các tính năng của iOffice
Tại buổi tập huấn, cán bộ kỹ thuật của VNPT Nghệ An đã trình bày nội dung cần tập huấn, trong đó nhấn mạnh vào việc làm rõ quy trình xử lý văn bản trên phần mềm được thiết kế theo đúng đặc thù của Nhà trường, đồng thời hướng dẫn cán bộ Nhà trường nắm được những tính năng nội trội của phần mềm, khác với phần mềm cũ, như: tính năng giao việc, tính năng lập lịch công tác nội bộ, tính năng gửi tin nhắn SMS đến lãnh đạo Nhà trường khi có văn bản cần xử lý gấp....
Sau buổi tập huấn này, cán bộ Trung tâm CNTT và cán bộ kỹ thuật của VNPT sẽ thường xuyên hỗ trợ cán bộ toàn trường để đảm bảo mọi cán bộ đều sử dụng phần mềm thành thạo.
Việc đưa Hệ thống Quản lý Văn bản và Điều hành - iOffice vào sử dụng được kỳ vọng sẽ tạo ra bước đột phá mới trong công tác cải cách hành chính, ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành tại Trường Đại học Vinh.
Một số hình ảnh toàn cảnh buổi tập huấn
Tin và ảnh: Tuấn Nghĩa